Inhalt
Einleitung
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist für viele Unternehmen ein großes Thema. Sie verspricht Effizienz, weniger Fehler und mehr Zeit. Was in der Theorie überzeugend klingt, erweist sich in der Praxis jedoch häufig als kompliziert, teuer und aufwändig in der Einführung.
Die Wahrheit ist: Viele Unternehmen brauchen keine vollwertige RPA-Lösung. Die größten Zeitfresser liegen meist nicht in komplexen Systemen, sondern in kleinen, alltäglichen Abläufen, genau dort, wo sie kaum jemand bemerkt.
Was ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung?
Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen Software-Roboter einfache, wiederkehrende Aufgaben. Sie klicken, kopieren und übertragen Daten, als wären sie ein Mensch vor dem Bildschirm.
Das lohnt sich vor allem dann, wenn Prozesse klar definiert sind, immer gleich ablaufen und große Datenmengen verarbeitet werden müssen, etwa in Unternehmen, die täglich hunderte oder tausende Rechnungen bearbeiten.
In vielen mittelständischen Betrieben sieht die Realität jedoch anders aus. Prozesse sind individuell, Mitarbeitende greifen regelmäßig ein, und kaum jemand hat die Zeit, Abläufe monatelang zu dokumentieren.
Oft zeigt sich: Bevor ein RPA-System richtig läuft, steht der Aufwand in keinem Verhältnis zum Ergebnis.
Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung?
Ein erfolgreicher RPA-Einsatz hängt von der richtigen Prozessauswahl ab. Besonders geeignet sind Abläufe, die
● regelmäßig vorkommen,
● klaren, wiederholbaren Regeln folgen,
● mit strukturierten Daten arbeiten und
● keine menschliche Entscheidung erfordern.
Doch wie viele solcher Prozesse gibt es tatsächlich in Ihrem Unternehmen? In den meisten Fällen sind es nicht die großen Abläufe, die wertvolle Zeit kosten, sondern viele kleine Routinen:
● Listen, die manuell gepflegt werden
● Freigaben, bei denen regelmäßig nachgehakt wird
● Daten, die zwischen Tools oder Formularen kopiert werden
● E-Mails, die geprüft und weitergeleitet werden müssen
Diese Aufgaben sind zu klein für komplexe RPA-Projekte, aber zu groß, um sie dauerhaft zu ignorieren.
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung vs. Easy Automate
Bei klassischer robotergesteuerter Prozessautomatisierung verschwindet der Mensch häufig vollständig aus dem Ablauf. Der Roboter führt alles selbstständig aus, vom Auslesen bis zum Abschluss. Das funktioniert nur, wenn der Prozess eindeutig, stabil und ohne Ausnahmen ist.
In der Praxis sieht das jedoch anders aus. Es gibt Abweichungen, Rückfragen und Entscheidungen, die jemand treffen muss, und genau dort stößt RPA an Grenzen.
Easy Automate geht einen anderen Weg. Der Mensch bleibt Teil des Prozesses, Routinearbeit wird ihm jedoch abgenommen.
Ein Beispiel: Eine Freigabe wird automatisch vorbereitet. Easy Automate erkennt, wer zuständig ist, verschickt eine Benachrichtigung und legt die nächste Aufgabe bereit. Die Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Person, der Ablauf läuft trotzdem schneller, sauberer und ohne manuelles Nachfassen.
Oder im Einkauf: Wenn ein Bestellwert über einer festgelegten Grenze liegt, informiert Easy Automate automatisch die verantwortliche Person, erstellt einen Freigabe-Link und dokumentiert die Entscheidung. So bleiben Transparenz, Kontrolle und Flexibilität erhalte, ganz ohne starre RPA-Logik.
Easy Automate automatisiert dort, wo es sinnvoll ist, und lässt Menschen eingreifen, wo sie gebraucht werden. Das ist Automatisierung, die unterstützt statt ersetzt.
Welche RPA-Anwendungsbeispiele gibt es?
1. Rechnungsverarbeitung
In großen Unternehmen kann RPA Rechnungen automatisch auslesen, prüfen und ins ERP-System übertragen. Bis das System stabil läuft, vergehen jedoch Wochen. Schnittstellen müssen eingerichtet, Ausnahmen definiert und Fehlerquellen beseitigt werden.
In kleineren Strukturen lohnt sich dieser Aufwand selten. Mit einer einfacheren Automatisierung lassen sich dieselben Abläufe abbilden: Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisch erfasst, geprüft und an die zuständige Person weitergeleitet. Kein komplexes Setup, kein externer Dienstleister und trotzdem deutlich weniger Aufwand.
2. Zahlungsabgleich und Mahnwesen
Ein klassisches RPA-Szenario: Der Bot prüft Zahlungseingänge, gleicht sie mit offenen Posten ab und erstellt Mahnungen. Doch was, wenn Ihr Unternehmen nur eine kleine Fallzahl solcher Vorgänge hat?
Oft genügt eine schlanke Automatisierung, die regelmäßig Buchhaltungsdaten abgleicht und bei Abweichungen automatisch die zuständige Person informiert.
3. Mitarbeitenden-Onboarding
Wenn neue Mitarbeitende starten, müssen Konten angelegt, Zugänge vergeben und Informationen verteilt werden. Ein RPA-System kann das übernehmen, aber nur, wenn Prozesse vollständig standardisiert und Systeme perfekt integriert sind.
In der Praxis ist Onboarding selten so eindeutig. Mit einem Tool wie Easy Automate lassen sich individuelle Workflows anlegen. Sobald eine neue Person eingetragen wird, startet automatisch eine E-Mail-Kette, Aufgabenlisten werden erstellt und Verantwortliche informiert. Einfach, schnell und intern steuerbar.
4. Bestellfreigaben im Einkauf
Viele Abteilungen warten regelmäßig auf Freigaben, etwa für Bestellungen oder Dokumente. RPA kann diesen Prozess automatisieren, aber nur, wenn Freigabestrukturen klar definiert und Systeme vereinheitlicht sind.
Mit Easy Automate lässt sich derselbe Ablauf flexibler abbilden. Anfragen werden automatisch weitergeleitet, Fristen geprüft und Erinnerungen an Ihre Mitarbeitenden versendet. Das System passt sich Ihrem Arbeitsalltag an, nicht umgekehrt.
5. IT-Support
RPA kann Zugänge anlegen oder Passwörter zurücksetzen, wenn jeder Schritt exakt definiert ist. In der Realität ändert sich jedoch vieles regelmäßig.
Mit Easy Automate lassen sich solche Aufgaben pragmatisch lösen. Wenn eine Anfrage eingeht, startet automatisch ein Workflow, der Verantwortliche informiert, Aufgaben verteilt und den Fortschritt dokumentiert. Dafür brauchen Sie keine Roboterskripte oder externe Betreuung.
Was sind die größten Herausforderungen bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung?
RPA kann Prozesse optimieren, ist aber kein Allheilmittel. Gerade für mittelständische Unternehmen ist sie oft zu komplex und zu kostspielig.
1. Hohe Einstiegskosten
Lizenzen, Implementierung und externe Beratung machen den Einstieg teuer. Mit kleineren, modularen Lösungen können Sie schrittweise starten, intern und ohne hohe Investition.
2. Fehlende technische Expertise
Nicht jedes Unternehmen verfügt über eigene IT-Kapazitäten. No-Code-Lösungen wie Easy Automate ermöglichen Automatisierungen, die ohne Programmierung funktionieren. Ihre Fachabteilungen können direkt loslegen.
3. Lange Einführungszeiten
RPA-Projekte benötigen Planung, Abstimmung und Tests. Einfache Automatisierungstools sind hingegen in kurzer Zeit einsatzbereit.
4. Hoher Pflegeaufwand
RPA-Bots müssen bei jeder Systemänderung angepasst werden. Ein flexibles Workflow-Tool bleibt intern steuerbar und lässt sich jederzeit anpassen.
Welche Möglichkeiten bietet einfache Prozessautomatisierung?
Wenn Sie klein starten, sehen Sie schnell Ergebnisse. Die Automatisierung in Ihrem Unternehmen wird greifbar, weil Sie direkt erkennen, was sich verändert.
● Zeitersparnis bei täglichen Aufgaben
● Weniger Fehler, weil nichts übersehen wird
● Mehr Übersicht, weil Abläufe nachvollziehbar bleiben
● Entlastung, weil Routinearbeit wegfällt
Ihr Team gewinnt Zeit für das, was wirklich zählt, statt neue Software zu pflegen.
Unser Easy Automate Tipp
Nicht jedes Unternehmen braucht robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Oft reicht ein schlanker, intelligenter Ansatz, um spürbare Ergebnisse zu erzielen.
Bevor Sie über RPA oder Künstliche Intelligenz für Ihre Prozessautomatisierung nachdenken, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Datenbasis stimmt und Abläufe klar strukturiert sind. Wenn Prozesse so komplex werden, dass sie für den Menschen zu aufwändig sind, ist das der Punkt, an dem RPA oder später KI sinnvoll wird.
Für alle anderen Szenarien gilt: Automatisieren Sie pragmatisch und starten Sie klein. Easy Automate ist dafür die passende Lösung.
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