Knowledge Base

Herzlich Willkommen in der Easy Automate Knowledge Base. Unsere Wissensdatenbank stellt Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um schnell und einfach mit Easy Automate zu starten.

Wenn Sie sich gerade neu mit Easy Automate vertraut machen, empfehlen wir Ihnen die Seite „Erste Schritte“ durchzulesen. Dort erhalten Sie einen idealen Einstieg.

Sollten Sie Schwierigkeiten mit einigen Begriffen rund um unser Tool haben, schauen Sie gerne beim Glossar vorbei.

Bei Fragen steht Ihnen jederzeit auch unser Kundesupport unter info@isi5.de zur Verfügung.

Über Easy Automate

Von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter über die Meldung technischer Störungen bis hin zur Ausgabe von Materialien oder der Buchung von Ressourcen – Geschäftsprozesse sind vielfältig. Easy Automate macht es möglich, solche Abläufe schnell und unkompliziert zu digitalisieren – ganz ohne Programmierkenntnisse oder Unterstützung durch die IT-Abteilung.

Der visuelle Prozessdesigner fungiert dabei als Werkzeug, mit dem individuelle Workflows direkt im Browser entworfen und umgesetzt werden können.

Durch den No-Code-Ansatz gestalten Fachbereiche ihre Prozesse selbstständig, ohne auf lange Entwicklungsphasen warten zu müssen. Per Drag-and-Drop entstehen digitale Abläufe innerhalb kürzester Zeit.

Zusätzlich erlaubt ein modulares Plug-in-System, die Funktionen der Anwendung durch eigens entwickelte Komponenten zu erweitern. Da diese Erweiterungen außerhalb der Hauptanwendung implementiert werden, bleibt die Software weiterhin voll updatefähig.

Erste Schritte

Hier erhalten Sie alle Informationen, die sie für die Einrichtung von Easy Automate benötigen. Wenn Sie diese Anleitung Schritt für Schritt befolgen, gelingt Ihnen die Einrichtung spielend leicht und Sie können direkt mit der Automatisierung eine Geschäftsprozesses beginnen.

1. Easy Automate Anwendung aufrufen

Easy Automate ist eine browserbasierte Anwendung und kann unter https://app.easy-automate.net/ erreicht werden. Voraussetzung ist eine bestehende Internetverbindung. Wir empfehlen, den Link innerhalb der Browser-Favoriten zu speichen, um die Anwendung einfach aufrufen zu können.

2. Account erstellen

Die Accounterstellung erfolgt für das SAAS-System durch ISIFIVE. Neuen Kunden wird ein Mandant angelegt zwei bis drei Standardaccounts und etwas Demoinhalt im Servicekatalog und Beispielprozessen.

Bei On Premise Installationen erfolgt die Accounterstellung über die üblichen Mechanismen des Intrexxsystems, als über den Intrexx-Portalmanager oder das AD.

3. Account einrichten

Grundlegende systemische Einstellungen wie Sprache, Format und Layout sowie die Möglichkeit, Ihr Passwort zu verändern, finden Sie oben rechts bei Klick auf das Zahnrad-Symbol ⚙.

Einstellungen, die sich auf Ihre Vorgänge, Prozesse oder Aktivitäten beziehen, finden Sie im Reiter „Einstellungen“, direkt neben dem Menüpunkt „Prozessdesigner“. Hier können Sie Ihren Servicekatalog verwalten und bearbeiten, indem Sie neue Kategorien und Inhalte erstellen (mehr dazu siehe unten „Servicekatalog“). Erstellen Sie Ihre erste Kategorie und Ihren ersten Inhalt.

4. Dashboard verstehen

Mit Klick auf „Home“ landen Sie auf der übersichtlichen Home-Seite. Je nach Ihrer Rolle und Berechtigung im System sehen Sie hier verschiedene Bereiche, die Ihnen Informationen oder Handlungsmöglichkeiten bieten.

• Vorgänge: Ihre laufenden Prozesse und beantragte Services.
• Zu Bearbeiten: Ihre To-Dos in laufenden Vorgängen.
• Neue Aufgaben: Neue, Ihnen zugeordnete Aufgaben.
• Meine Aufgaben: Aufgaben an denen Sie beteiligt sind oder die Sie bearbeiten müssen.
• Aktivitäten: Ein Log an Vorgänge, die Sie gestartet haben oder an denen Sie beteiligt waren.
• Service Center: Starten Sie Prozesse hie! Sie finden im Service Center alle Services und Prozesse, die Sie beantragen oder starten können – die wichtigste Anlaufstelle für Ihre Mitarbeitenden, die Prozesse auslösen können sollen.
• Prozesse: Eine Übersicht all Ihrer erstellten Prozesse.
• Monitoring: Aktuelle Nutzungsdaten Ihrer veröffentlichten Prozesse

Weiterführende Informationen zu den Dashboard-Inhalten finden sich weiter unten in der Knowledge-Base.

5. Neues Projekt erstellen

Nun können Sie bereits Ihren ersten Prozess erstellen. Navigieren Sie zum Reiter „Prozessdesigner“ und legen Sie mit Klick auf „Neu“ einen neuen Prozess an. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten oder lesen Sie unten die ausführlichen Schritte zu „Der Prozessdesigner“.

Glossar

Aktivitäten
Einzelne, klar abgegrenzte Arbeitsschritte eines Prozesses, wie sie im Workflow abgebildet sind.

Aufgaben / Zu Bearbeiten
Arbeitspakete, die durch eine Person (Bearbeiter) bearbeitet werden müssen.

Bearbeiter
Person, die eine Aufgabe innerhalb eines Prozesses durchführt.

Entwurf
Zwischenspeicher eines Prozesses, der erstellt, jedoch noch nicht zur Nutzung freigegeben wurde.

Export
Funktion zum Ausspielen von Daten, Prozessen oder Reports zur Weiterverarbeitung außerhalb des Systems.

Fallback
Standardablauf, der bei Nichterfüllung von Bedingungen, Abbrüchen oder Fehlersituationen aktiviert wird.

Fallunterscheidung (Einfach und multiple)
Definition von Bedingungen zur Steuerung des Prozessablaufs. „Einfach“ bedeutet eine einzelne Entscheidung, „multiple“ mehrere mögliche Verzweigungen.

Formulare/ Seiten
Digitale Eingabemasken, über die Daten strukturiert erfasst werden. Sie sind der Ausgangspunkt vieler automatisierter Prozesse und helfen, Informationen direkt am richtigen Ort zu erfassen.

ID
Eindeutige Kennung eines Prozesses, Objekts oder Elements zur Identifikation und Nachverfolgung.

Kürzel
Kurze, eindeutige Bezeichnung eines Objekts zur leichteren Identifizierung.

Meta / Metadaten
Zusätzliche Informationen über Inhalte (z.B. Ersteller, Datum, Kategorie), die helfen, sie leichter zu finden, zu sortieren und zu verarbeiten.

Monitoring
Kontinuierliche Überwachung von Prozessen und Ressourcen zur Sicherstellung von Qualität und Effizienz.

Plugins
Bausteine, aus denen ein Prozess besteht. Sie repräsentieren einzelne Aktionsschritte eines Ablaufs – zum Beispiel eine Fallunterscheidung, eine Freigabe, den Versand einer E‑Mail oder eine spezielle Schnittstellenaktion. Die Software bringt bereits eine Vielzahl von Standard‑Plugins mit, kann jedoch durch neue, individuell entwickelte Plugins gezielt erweitert werden.

Prozessdesigner
Grafisches Werkzeug, mit dem Fachabteilungen Prozesse selbst gestalten und anpassen können. Durch Drag‑and‑Drop werden Prozessschritte, Regeln und Bedingungen intuitiv erstellt.

Service Center
Zentrale Übersicht aller Services und Prozesse, die der Zielgruppe angeboten werden. Hier finden z.B. Mitarbeiter schnell das passende Formular, den passenden Ablauf oder Service und können direkt darauf zugreifen.

Status
Aktuelle Position eines Objekts im Prozessablauf (z. B. „offen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“).

Statuswechsel
Übergang eines Objekts von einem Status in einen anderen, ausgelöst durch eine Aktion oder Bedingung.

Variablen/ Datenfelder
Platzhalter für Werte (z.B. Name, Datum, Abteilung), die im Prozess verwendet werden. Sie werden bei der Bearbeitung durch aktuelle Werte ersetzt und machen Abläufe dynamisch.

Veröffentlicht
Finalisierte und zur Nutzung freigegebene Version eines Prozesses oder Objekts.

Versionierung /Versionen
Nachverfolgbarkeit von Änderungen durch Speichern und Verwalten von unterschiedlichen Versionen eines Prozesses oder Objekts.

Vorgänge
Laufende und abgeschlossene Instanzen eines Prozesses, z. B. einzelne Aufträge, Anträge oder Fälle.

Benutzerverwaltung

Easy Automate erlaubt es, Benutzer und Benutzergruppen mit verschiedenen systemischen Berechtigungen anzulegen und zu verwalten. So können Sie die verschiedenen Rechte und Rollen in Ihrem Unternehmen abbilden und unterschiedliche Zugriffsrechte gewähren, sei es um das Partizipieren an Prozessen zu ermöglichen, das Editieren und Anlegen neuer Prozesse oder die Überwachung von laufenden Vorgängen.

Easy Automate unterscheidet grundlegend in folgende Benutzerrollen:

• Easy Automate User (technisch: App.EasyAutomate.User) Hat Zugriff über den Servicekatalog auf für Sie freigegebene Prozesse. Darf auf diesen Prozessen basierende Vorgänge anlegen bzw. sich daran beteiligen. Auf den Servicekatalog besteht lesender Zugriff.
• Easy Automate Prozess Designer (technisch: App.EasyAutomate.ProcessDesigner) Hat zusätzlich zu den Rechten von Easy Automate User das Recht Prozesse anzulegen und zur Bearbeitung freigegebene Prozesse zu bearbeiten.
• Easy Automate Servicekatalog Editor (technisch: App.EasyAutomate.ServicecatalogEditor) Hat zusätzlich zu den Rechten von Easy Automate User das Recht, Einträge im Servicekatalog zu erstellen oder zu bearbeiten, darf aber keine Prozesse anlegen oder bearbeiten.
• Easy Automate Prozess Manager (technisch: App.EasyAutomate.Manager) Darf alle Bereiche und Funktionen von Easy Automate nutze, Ausnahme davon ist der Bereich “Administration”
• Easy Automate Manager (technisch: App.EasyAutomate.Manager) Darf alle Bereiche und Funktionen von Easy Automate nutze, Ausnahme davon ist der Bereich “Administration”
• Easy Automate Admin (technisch: App.EasyAutomate.Admin) Hat vollen Zugriff auf alle Funktionen von Easy Automate. WICHTIG: Steht auf Systemen, die ISIFIVE für Kunden zu Demozwecken oder als SAAS zur Verfügung stellt nur ISIFIVE und NICHT den Kunden zur Verfügung!

Für Easy Automate Aufgaben gibt es folgende zusätzliche Rollen:

• Aufgaben User (technisch: App.EasyTasks.Users) Darf eigene Aufgaben ansehen und kommentieren. Darf Aufgaben anlegen.
• Aufgaben Supporter (technisch: App.EasyTasks.Supporters) Darf Aufgaben auch bearbeiten (Status-, Prioritäts-, Fälligkeits-, Bearbeiterinformationen ändern)
• Aufgaben Admin (technisch: App.EasyTasks.Admin) Hat vollen Zugriff auf alle Funktionen. WICHTIG: Steht auf Systemen, die ISIFIVE für Kunden zu Demozwecken oder als SAAS zur Verfügung stellt nur ISIFIVE und NICHT den Kunden zur Verfügung!
• Aufgaben Manager (technisch: App.EasyTasks.Manager) Mitglieder dürfen Grundeinstellungen in der Anwendung setzen und haben Zugriff auf alle Aufgaben. WICHTIG: Steht auf Systemen, die ISIFIVE für Kunden zu Demozwecken oder als SAAS zur Verfügung stellt nur ISIFIVE und NICHT den Kunden zur Verfügung!
• Es gibt noch zusätzliche Rollen, die aber nur relevant sein dürften, wenn die Kunden, die Zugriffsrechte sehr granular vergeben wollen. Der Vollständigkeit halber nenne ich sie hier:
  • Aufgaben Vorlagen Editor (technisch: App.EasyTasks.TemplateEditors)
  • Aufgaben Schnellzugriffe Editor (technisch: App.EasyTasks.ShortcutEditors)

Um Benutzer und Berechtigungen im System zuzuweisen, zu verändern oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

Wenn Sie Easy Automate über das SAAS-System nutzen, nehmen Sie bitte Kontakt zu ISIFIVE auf. Nutzen Sie unsere Plattform OnPremise, dann können Sie die Schritte, wie bei anderen Intrexx Anwendungen im Portal-Manger oder die AD vornehmen.

Servicekatalog

Der Servicekatalog ermöglicht Ihnen die Klassifizierung und Einordnung von Geschäftsprozessen in verschiedene Kategorien. So können Sie diversen Anwendergruppen einzelne Prozess-Kategorien zur Verfügung stellen und ermöglichen Ihren Prozessbeteiligten eine bessere Übersicht. Kategorisieren Sie beispielsweise Personalprozesse, Bestellungen oder IT-Vorgänge. Den Servicekatalog erreichen Sie über den Reiter „Einstellungen“, direkt neben dem Prozessdesigner.

Servicekatalog Kategorien

Legen Sie mit Klick auf die Schaltfläche „Neu“ eine neue Kategorie für Ihren Servicekatalog an. Sie können per Drag-and-Drop oder per Dateiauswahl ein Vorschaubild optional hochladen. Das Aktivieren der Schaltfläche „Vorgabekategorie“ setzt die Kategorie als Standardwert fest. Logik: Servicekatalog Kategorien enthalten Servicekatalog Einträge, welche im nächsten Schritt näher erläutert werden. Es können mehrere Servicekatalog Einträge einer Servicekatalog Kategorie zugeordnet werden.

Servicekatalog

Mit Klick auf die Schaltfläche „Neu“ erstellen Sie einen neuen Eintrag für Ihren Servicekatalog. Vergeben Sie Titel, Untertitel und setzen einen verständlichen Beschreibungstext für Ihre Anwender. Optional können Sie ein Vorschaubild hochladen. Weiterhin definieren Sie das Datum, zu welchem der Serviceeintrag veröffentlicht werden soll und ordnen diesen einer Kategorie zu (siehe Servicekatalog Kategorien). Unter der Auswahl „Freigeben für“ können Sie eine Benutzergruppe oder einen Benutzer auswählen, der entsprechend später zugeordnete Prozesse bedienen darf. Logik: Servicekatalog Einträge sind einer Servicekatalog Kategorie zugeordnet. Es können mehrere Servicekatalog Einträge einer Servicekatalog Kategorie zugeordnet werden. Einem Servicekatalog Eintrag werden Prozesse zugeordnet. Es können mehrere Prozesse einem Servicekatalog Eintrag zugeordnet werden.

Prozessdefinitionen

Hier können für bestehende Prozesse grundlegende Prozessdaten geändert werden, wie Prozessname, Kürzel, Zusammenfassung oder Beschreibung. Weiterhin kann hier durch Administratoren festgelegt werden, welche Benutzer oder Benutzergruppen entsprechende Berechtigungen für jeweilige Prozesse erhalten sollen. So können Freigaben für das Anlegen oder Anzeigen von Vorgängen oder für das Einsehen des Logs und des Monitorings gesetzt werden.

Prozessimporte

Bereits (z.B. durch andere Nutzer) erstellte und exportiere Prozesse können mit Klick auf die Schaltfläche „Neuer Import“ in Easy Automate geladen, angepasst und verwendet werden.

Gelöschte Prozesse

Hier steht Ihnen eine Übersicht gelöschter Prozesse zur Verfügung sowie die Möglichkeit, diese wiederherzustellen.

Prozessdesigner: Datenfelder

In Datenfeldern werden Eingaben und Informationen erfasst und gespeichert, die Ihre Anwender während des Durchlaufens eines Prozesses übermitteln. Es existieren verschiedene Typen von Datenfeldern, um unterschiedliche Arten von Informationen zu erfassen. In einem Prozess können beliebig viele Datenfelder gleichen oder unterschiedlichen Typs verwendet werden.

Neues Datenfeld erstellen

Erstellen Sie ein neues Datenfeld mit Klick auf „Neu“, um von Grund auf zu beginnen. Wählen Sie ein Datenfeld aus Ihren Vorlagen aus und bearbeiten Sie es mit Klick auf „Neu aus Vorlage“.

Name

Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für Ihr Datenfeld. Eine klare Struktur bei der Namensgebung ermöglicht Ihnen im Prozessdesign eine bessere Übersicht, welche Information Sie mit dem Datenfeld erfassen möchten. (z.B. „Geburtsdatum“ oder „Personalnummer“).

Typ

Wählen Sie aus, welchen Typ Ihr Datenfeld haben soll. Je nachdem, welche Art von Information Sie erfassen und speichern möchten, ob Sie Auswahlvorgaben geben möchten oder Dateien sammeln wollen, stehen Ihnen unterschiedliche Datenfeld-Typen zur Verfügung:

• Auswahlliste: Ermöglicht es ein Feld anzulegen, das nur mit vordefinierten Werten belegt werden kann. Die Auswahl wird im Dropdown-Format bereitgestellt.
  • Werte aus Intrexx: Verwenden Sie verknüpfte Intrexx-Applikationen, können Sie auf Werte aus diesen zugreifen.
  • Werte manuell erfassen: Definieren Sie Ihre eigenen Auswahlwerte (z.B. rot, grün oder blau).
• Benutzerauswahl: Ermöglicht das Erfassen eines vorhandenen Benutzers oder einer Benutzergruppe (z.B. Das Auswählen eines Vorgesetzten).
• Datei: Ermöglicht das Hochladen einer oder mehrerer Dateien aus einer Datenquelle (z.B. Hochladen einer Erlaubnis vom lokalen PC des Prozessanwenders).
• Datum: Ermöglicht die Eingabe eines Datums (z.B. 01.01.2026).
• Datum & Uhrzeit: Ermöglicht die Eingabe eines Datums und einer Uhrzeit (z.B. 01.01.2026, 14:50 Uhr)
• Ganzzahl: Ermöglicht die Eingabe einer ganzen Zahl (z.B. 5)
• Gleitkommazahl: Ermöglicht die Eingabe einer Kommazahl (z.B. 7,49)
• Kontrollkästchen: Ermöglicht das Aktivieren eines Kontrollkästchens zur Speicherung eines Wahrheitswerts (z.B. Ja/Nein, trifft zu/trifft nicht zu, Bedingungen akzeptieren, …). Wahrheitswerte eignen sich auch gut für Fallunterscheidungen im Prozess.
• Kurzer Text: Ermöglicht die Eingabe von Texten mit 0 bis 255 Zeichen (z.B. für die Erfassung eines Namens).
• Langer Text: Ermöglicht die Eingabe und Speicherung von beliebig langen Texten (z.B. eine Beschreibung eines Sachverhalts).

Platzhalter

Platzhalter ermöglichen als Variable das Zugreifen auf später im Prozess eingegebene Werte. Platzhalter werden mit zwei Raten (#) vor und nach der Bezeichnung benannt. Jedes Datenfeld sollte einen eindeutig benannten Platzhalter erhalten. Dieser muss nicht dem Namen des Datenfelds gleichen, ein logischer Namensaufbau ist aber gewinnbringend. An geeigneter Stelle (z.B. Mail) kann auf den im Datenfeld gespeicherten Wert zugegriffen werden, der Platzhalter wird dann durch den im Datenfeld gespeicherten Wert ersetzt (z.B. in Mail: Sehr geehrter ##name##, Sie haben den Prozess erfolgreich durchlaufen).

Datenschutz – Unser Umgang mit Ihren Daten

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns oberste Priorität. Wir verarbeiten Ihre Informationen ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze und nur, wenn es notwendig ist. Verantwortlich ist die ISIFIVE eG, Rösrather Str. 702, 51107 Köln, vertreten durch Michael Schmidt (E-Mail: schmidt@isi5.de, Tel.: +49 (221) 98944333). Unsere Website wird sicher in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH gehostet.

Welche Daten bei uns ankommen

Wenn Sie unsere Website besuchen, fallen automatisch einige technische Informationen an – zum Beispiel eine anonymisierte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browsertyp, Betriebssystem und die Seite, von der Sie zu uns gekommen sind. Diese Daten helfen uns, unsere Website stabil und sicher zu betreiben. Zur Verbesserung nutzen wir Matomo, ein datenschutzfreundliches Analysetool ohne Cookies und mit anonymisierter IP.

Inhalte von anderen Anbietern

Teilweise binden wir Inhalte von Plattformen wie YouTube, LinkedIn oder XING ein. Wenn Sie solche Inhalte aufrufen, kann Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übertragen werden. Schriftarten (Google Fonts) speichern wir lokal, damit dafür keine Verbindung zu externen Servern nötig ist.

Wie lange wir Daten speichern

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie wir sie für den jeweiligen Zweck benötigen, und löschen sie danach – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen schreiben etwas anderes vor.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen, falsche Angaben berichtigen oder Daten löschen lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen oder erteilte Einwilligungen zu widerrufen. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen.

Sicherheit und Cookies

Unsere Website ist mit SSL-/TLS-Verschlüsselung gesichert, erkennbar am Schloss-Symbol in der Browserzeile. Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies ohne Einwilligungspflicht; alle weiteren Cookies setzen wir nur mit Ihrer Zustimmung (Borlabs Cookie).

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular erreichen, verwenden wir Ihre Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Weitere Informationen zu unserem Datenschutz finden sie hier (Link zum Datenschutz).

FAQ

• Brauche ich Programmierkenntnisse?
  • Nein, easy automate ist eine echte No-Code-Lösung. Sie können alle Prozesse und Workflows über die intuitive grafische Oberfläche erstellen und verwalten.
• Wie kann ich Easy Automate nutzen?
  • On-Premises: Easy Automate basiert auf der Low-Code-Plattform Intrexx und läuft in jeder modernen IT-Umgebung.
  • SAAS: Hosting in einer dedizierten, DSGVO-konformen Umgebung. Nutzen Sie Easy Automate als Software as a Service und konzentrieren Sie sich voll auf die Digitalisierung Ihres Unternehmens.
  • Public Cloud: Selbstverständlich kann Easy Automate auch Cloud Native betrieben werden – z. B. in zertifizierten europäischen Microsoft-Azure- oder Amazon-Web-Services-Rechenzentren (ISO 27001, DSGVO-konform).
• Was sind die technischen Voraussetzungen?
  • On-Premises: Egal ob Sie Windows oder Linux bevorzugen. Easy Automate und alle notwendigen Komponenten werden voll unterstützt
  • SAAS: Alle Funktionen werden vollständig von aktuellen Software Browsern unterstützt. Es sind keine weiteren Komponenten auf Ihren Endgeräten notwendig.
  • Public Cloud: Native Integration in Azure und AWS
• Wo werden meine Daten gespeichert?
  • On-Premises: Alle Daten verbleiben vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur.
  • SAAS: Hosting in einer dedizierten, DSGVO-konformen Umgebung.
  • Public Cloud: Auf Wunsch in zertifizierten europäischen Rechenzentren (ISO 27001, DSGVO-konform).
  • In allen Varianten werden die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert.
• Wie schnell kann ich starten?
  • Testen Sie Easy Automate direkt und unverbindlich und erststellen Sie schon jetzt Ihren ersten Workflow. Wenn Sie Easy Automate in Ihrem Unternehmen einführen, stellen wir Ihnen im Beratungsgespräch UseCases Ihrer Branche im Detail vor!
• Was kostet Easy Automate?
  • Easy Automate wird als flexibles Lizenz- und Servicepaket angeboten:
  • Einstieg bereits ab 2,75€ pro Monat/Benutzer für kleine Teams (Preis abhängig von Nutzerzahl und Hosting-Variante).
  • Skalierbare Pakete für Mittelstand und öffentliche Verwaltungen.
  • Optionale Services wie Beratung, Prozessdesign und Schulung.
  • Auf Anfrage erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, abgestimmt auf Ihre Anforderungen und Ihre IT-Landschaft.
• Welche Support-Optionen gibt es?
  • Wir bieten umfassende Online-Dokumentation, regelmäßige Webinare sowie persönlichen Support durch unser Expertenteam. Auf unserer Knowledge-Base finden sich weiterhin ausführliche Clickthorugh-Anleitungen.
• Erhalte ich Unterstützung beim Bau meiner Workflows?
  • Sie können Easy Automate völlig autark erwerben und selber Ihre eigenen Prozesse automatisieren. Gerne unterstützen wir Sie auch bei besonderen Einzelfalllösungen und übernehmen komplexere Automatisierungsaufgaben für Sie.
• Für wen ist Easy Automate geeignet?
  • Easy Automate ist für alle geeignet, die selbstständig ihre Geschäftsprozesse automatisieren wollen. Easy Automate ist branchenunabhängig und sowohl für alltägliche als auch spezielle Unternehmensprozesse einsetzbar. Egal, ob Sie Einzelunternehmer, KMU, Konzern oder Behörde sind – Easy Automate ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitenden effiziente und leicht zu verwaltende Workflows und Schnittstellen. Digitalisieren Sie Prozesse schnell und flexibel – ohne lange IT-Projektlaufzeiten:
    • Mittelständische Unternehmen: Beschleunigung von Geschäftsprozessen, Entlastung der IT.
    • Öffentliche Verwaltungen: Digitalisierung von Formular- und Genehmigungs- bzw. Freigabeprozessen unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
    • Fachabteilungen: Selbstständige Prozessgestaltung durch Citizen Developer.
    • IT-Abteilungen: Schnelle Umsetzung und einfache Integration in bestehende Systeme.

Das müssen Sie wissen, bevor Sie loslegen

Warum sind digitale Prozesse wichtig?

• • Viele Unternehmen wissen: „Wir müssen digitalisieren.“ Doch oft bleibt unklar, wo man anfangen soll. Statt gleich ein großes IT-Projekt aufzusetzen, lohnt es sich, mit kleinen, klar abgegrenzten Prozessen zu starten. So erzielen Sie schnelle Ergebnisse und sammeln Erfahrung für die nächsten Schritte. Genau hier setzt Easy Automate an: eine Plattform, mit der Prozesse ohne Programmierung digital abgebildet und automatisiert werden können.

Schritt 1: Prozesse identifizieren

• Fragen Sie sich: Wo verlieren wir Zeit, Nerven oder Geld?
• Typische Kandidaten sind:
  • Urlaubs- und Abwesenheitsanträge
  • Reisekostenabrechnungen
  • Genehmigungs-Workflows (z. B. Anschaffungen)
  • Service-Tickets oder Reklamationen
• Wichtig ist: Starten Sie mit wiederkehrenden, regelbasierten Abläufen, die heute noch mit Papier, Excel oder E-Mail organisiert werden.

Schritt 2: Priorisieren

• Nicht jeder Prozess ist gleich wichtig. Wählen Sie zunächst die Prozesse aus, die hohen Nutzen bringen und schnell umgesetzt werden können.
• Ein einfaches Raster hilft:
  • Nutzen: Spart der Prozess viel Zeit oder reduziert Fehler?
  • Aufwand: Lässt er sich in kurzer Zeit digital abbilden?
• Der ideale Startpunkt sind Prozesse mit hohem Nutzen und geringem Aufwand.

Schritt 3: Prozess beschreiben

• Bevor Sie bauen, beschreiben Sie den Ablauf:
  • Wer startet den Prozess?
  • Welche Informationen werden benötigt (z. B. Formularfelder)?
  • Welche Entscheidungen gibt es (Genehmigung, Ablehnung, Rückfrage)?
  • Welche Rollen sind beteiligt?
• Diese kurze Skizze reicht, um in Easy Automate loszulegen.

Schritt 4: Prozess mit Easy Automate digital bauen

• Jetzt kommt der spannende Teil: Sie setzen den Prozess in Easy Automate um.
• Dafür stehen einfache Drag-&-Drop-Bausteine bereit:
  • Formulare: Alle Daten werden strukturiert erfasst.
  • Prozessablauf: Schritte und Entscheidungen werden visuell angeordnet.
  • Aufgaben: Zuständigkeiten werden automatisch zugewiesen.
  • Benachrichtigungen: Alle Beteiligten bleiben auf dem Laufenden.
  • Dashboards: Fortschritt und Engpässe sind jederzeit sichtbar.
• So entsteht innerhalb kurzer Zeit ein funktionierender digitaler Workflow, ganz ohne Programmierung.

Schritt 5: Testen und live gehen

• Starten Sie mit einem kleinen Testlauf: Einige Mitarbeitende nutzen den Prozess und geben Feedback. Danach wird der Prozess für alle freigegeben. Im Easy Automate Dashboard sehen Sie sofort:
  • Wie viele Vorgänge offen sind
  • Wo es hakt
  • Welche Aufgaben überfällig sind
• So können Sie schnell nachsteuern und den Prozess verbessern.

Schritt 6: Skalieren

• Haben Sie den ersten Prozess erfolgreich umgesetzt, geht es in die nächste Runde. Mit Easy Automate können Sie Prozesse als Vorlagen wiederverwenden, anpassen und auf neue Bereiche ausrollen. So wächst Schritt für Schritt eine digitale Prozesslandschaft.

Fazit

• Die Digitalisierung von Prozessen muss nicht kompliziert oder teuer sein. Mit der richtigen Vorgehensweise und einer Plattform wie Easy Automate gelingt der Einstieg schnell und pragmatisch mit folgendem Ablauf:
• Prozesse identifizieren
• Priorisieren
• Ablauf beschreiben
• Digital bauen
• Testen & live gehen
• Skalieren

So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft – Schritt für Schritt.