Inhalt
Einleitung
Es ist 08:00 Uhr morgens und Ihr Posteingang ist bereits voll. Bürger*innenanfragen, Rückläufe, Fristen und Formulare, Sie wissen jetzt schon: Heute schaff ich nicht alles.
Während über „Verwaltung digital“ gesprochen wird, kämpfen viele Verwaltungen im Alltag mit Routinen, Excel-Listen und Medienbrüchen. Die Mitarbeitenden arbeiten an der Belastungsgrenze, und die Wartezeiten für Bürger*innen werden länger.
Studien zeigen: Rund 40 % der Tätigkeiten im öffentlichen Dienst und sogar bis zu 60 % der Tätigkeiten in der öffentlichen Verwaltung sind grundsätzlich automatisierbar. Es gibt also zahlreiche Arbeitsschritte, die Behörden und Kommunen sofort entlasten könnten.
Warum Verwaltung digital wichtig ist
In vielen Ämtern steigt die Aufgabenlast, während Teams kleiner und Abläufe komplexer werden. Gleichzeitig wachsen die Erwartungen der Bürger*innen an Erreichbarkeit und Geschwindigkeit.
Das führt zu Überlastung, erhöhter Fehleranfälligkeit und einer Lücke zwischen Anspruch und Geschäftsalltag. Genau hier wird Automatisierung zum zentralen Entlastungswerkzeug im Tagesgeschäft.
Bevor neue Großprojekte gestartet oder Strategien diskutiert werden, lohnt sich der Blick auf die täglichen Routinen. Wir haben zehn Prozesse der öffentlichen Verwaltung identifiziert, die sich schnell und unkompliziert automatisieren lassen.
Sie sind sich nicht sicher, welche Arbeitsschritte bei Ihnen automatisiert werden können?
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10 Prozesse, die jede Verwaltung automatisieren kann
Die folgenden Tätigkeitsbereiche finden sich in nahezu jeder Behörde. Sie binden wertvolle Arbeitszeit, obwohl sie vollständig regelbasiert und damit ideal für eine schnelle Automatisierung geeignet sind.
1. Eingangsbearbeitung von Anträgen
Mitarbeitende in Behörden müssen jeden Tag Anträge öffnen, lesen, einschätzen und weiterleiten. Ob Wohngeld, Kita, Bau, Gewerbe oder Soziales – ein Teil der Arbeitszeit fließt in das reine Sichten, Vorsortieren und Weiterverteilen.
Diese Aufgaben sind wichtig, aber basieren auf wiederkehrenden Regeln und sind daher ideal automatisierbar. Dadurch sparen Sie manuelle Klickarbeit, reduzieren Stress und verkürzen Bearbeitungszeiten.
Was Automatisierung hier übernimmt:
eingehende Anträge erkennen, Inhalte auslesen, Kategorien bzw. Fachbereiche bestimmen, Prioritäten zuordnen und Vorgänge automatisch weiterleiten oder zur Prüfung bereitstellen.
2. Datenerfassung und Datenübertragung zwischen Systemen
Kaum ein Bereich der öffentlichen Verwaltung ist frei von Medienbrüchen. Daten, die über ein Online-Formular eingehen, müssen häufig manuell in ein Fachverfahren übertragen werden. Informationen aus einer E-Mail werden in Excel eingetragen, Tabellen mit anderen Systemen abgeglichen.
Diese Tätigkeiten wirken klein, gehören jedoch zu den größten Zeitfressern im Verwaltungsalltag. Sie sind monoton, fehleranfällig und halten Mitarbeitende davon ab, sich auf fachliche Aufgaben zu konzentrieren.
Automatisierung kann hier sämtliche wiederkehrenden Routinen übernehmen: Daten aus Portalen, Formularen, E-Mails oder Excel automatisch auslesen, Informationen validieren und auf Vollständigkeit prüfen, die richtigen Felder in Fachverfahren befüllen, doppelte Eingaben erkennen und verhindern sowie Änderungen systemübergreifend synchronisieren.
3. Fristenüberwachung & Erinnerungen
Fristen gehören zu den sensibelsten Punkten in der öffentlichen Verwaltung. Ob im Bereich Sozialleistungen, Bauanträgen, Genehmigungen oder Bescheiden – oft hängen ganze Existenzen davon ab, dass Fristen eingehalten werden.
Im Alltag werden dafür häufig noch Post-its, Excel-Listen oder einzelne Kalendererinnerungen genutzt. In stressigen Phasen können diese leicht übersehen werden. Das erhöht den Druck auf Mitarbeitende und steigert das Fehlerrisiko. In einer modernen Verwaltung digital sollte die Einhaltung von Fristen daher nicht von individueller Merkfähigkeit abhängen, sondern von klaren, verlässlichen Prozessen.
Automatisierung kann verhindern, dass Fristen übersehen werden, den Fehlerdruck reduzieren und für mehr Sicherheit im Arbeitsalltag sorgen. Fristen werden automatisch erfasst, überwacht und rechtzeitig kommuniziert, bevor Probleme entstehen.
4. Vorbereitung von Bescheiden und Entscheidungsvorlagen
Die fachliche Bewertung eines Falls ist eine zentrale Aufgabe in der öffentlichen Verwaltung und soll weiterhin von Menschen übernommen werden. Der Weg dorthin ist jedoch häufig unnötig aufwendig.
Bevor ein Bescheid erstellt oder eine Entscheidung getroffen werden kann, müssen Mitarbeitende Informationen zusammentragen: Unterlagen prüfen, Daten aus verschiedenen Systemen abrufen, Textbausteine einfügen und Anlagen zusammenstellen.
Diese vorbereitenden Schritte sind strukturiert und wiederkehrend, kosten jedoch viel Zeit. Sie bieten daher ein hohes Automatisierungspotenzial. Automatisierung kann relevante Daten zusammenführen, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Textbausteine korrekt einfügen und Dateien der richtigen Akte zuordnen. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungszeiten, Fehler werden reduziert und die Qualität der Entscheidungen steigt.
5. Rechnungsbearbeitung und Mittelbewirtschaftung
In Schulen, Kitas und Fachabteilungen fallen täglich Rechnungen an. Jede einzelne erfordert mehrere manuelle Schritte: Daten abgleichen, Beträge prüfen, Kostenstellen zuordnen, Rückfragen klären und Freigaben anstoßen.
Ohne Automatisierung wird jede Rechnung händisch bearbeitet, was Prozesse verlangsamt und Fehler begünstigt. Mit Automatisierung funktionieren Freigaben schneller, Rückfragen werden reduziert und Abläufe klarer strukturiert.
In einer modernen Verwaltung digital können diese Schritte effizient automatisiert werden, indem Rechnungen digital ausgelesen, Pflichtfelder geprüft, Kostenstellen zugeordnet und Vorgänge systematisch weitergeleitet werden.
6. Dokumentenmanagement, Aktenanlage & -zuordnung
Tag für Tag gehen in Verwaltungen unzählige Dokumente ein: PDF-Anhänge, Scans, E-Mails, Bescheide, Nachweise oder Verträge. Jede Datei muss geöffnet, geprüft, korrekt benannt und in der passenden Akte abgelegt werden.
Gerade bei großen Mengen entstehen leicht Fehler. Dokumente werden falsch abgelegt, doppelt gespeichert oder Akten nicht rechtzeitig aktualisiert. Eine digitale Verwaltung benötigt daher klare Strukturen.
Automatisierung kann einen großen Teil dieser Arbeit zuverlässig übernehmen, indem Dokumenttypen erkannt, Inhalte ausgelesen, Akten automatisch angelegt oder ergänzt und Ablagen einheitlich strukturiert werden.
7. Bürgerkommunikation und Anfragebearbeitung
E-Mail-Postfächer sind eines der größten Nadelöhre der öffentlichen Verwaltung. Neben Anträgen gehen Beschwerden, Rückfragen, Unterlagen und Erinnerungen ein, häufig ungefiltert im gleichen Posteingang.
Mitarbeitende müssen täglich zahlreiche Mails öffnen, Inhalte prüfen, Zuständigkeiten klären und Prioritäten setzen. Diese Arbeit ist notwendig, aber extrem zeitintensiv.
Automatisierung kann den Vorsortierprozess übernehmen, Inhalte analysieren, Anfragen den passenden Fachbereichen zuordnen, Dringlichkeiten erkennen und Vorgänge direkt im System anlegen. Dadurch werden Teams entlastet und Reaktionszeiten verkürzt.
8. Stammdatenpflege und Registerabgleich
Stammdaten bilden die Grundlage nahezu aller Verwaltungsprozesse. Sie müssen regelmäßig aktualisiert, geprüft und mit anderen Registern abgeglichen werden.
In der Praxis bedeutet das häufig manuelle Arbeit: Dubletten bereinigen, Adressänderungen übernehmen, Daten vergleichen, Fehler korrigieren oder Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen.
Automatisierung sorgt für eine verlässliche Datenbasis, indem Stammdaten automatisch abgeglichen, Änderungen erkannt und systemübergreifend übernommen werden. Das reduziert manuelle Korrekturen und entlastet Mitarbeitende nachhaltig.
9. Berichtswesen & Pflichtstatistiken
Kaum ein Bereich der Verwaltung kommt ohne regelmäßige Berichte und gesetzlich vorgeschriebene Statistiken aus. Dazu zählen unter anderem Meldestatistiken, Jugendhilfeberichte, Haushaltszahlen oder Personalübersichten.
Überall müssen Daten gesammelt, geprüft und in vorgegebene Strukturen übertragen werden. Diese Aufgaben sind formalisiert, wiederkehrend und sehr zeitintensiv.
In einer modernen Verwaltung digital lassen sich diese Routinetätigkeiten automatisieren. Daten werden automatisch abgerufen, validiert und in Berichte überführt. Der Aufwand sinkt, die Datenqualität steigt und Mitarbeitende gewinnen Zeit für die inhaltliche Auswertung.
10. Personalprozesse: Onboarding und Offboarding
Beim Eintritt neuer Mitarbeitender fallen zahlreiche administrative Schritte an. Dazu gehören das Anlegen von Benutzerkonten, die Vergabe von Zugriffsrechten, das Aktualisieren von Listen, das Erstellen von Dokumenten und die Information der IT.
Diese Abläufe sind komplex, da mehrere Stellen beteiligt sind. Verzögerungen oder unvollständige Schritte sind die Folge. Gleiches gilt für das Offboarding, bei dem Zugänge entzogen und Systeme aktualisiert werden müssen.
In einer modernen Verwaltung digital können diese wiederkehrenden Personalprozesse automatisiert werden.
Wie Ihre Verwaltung starten kann
Der Einstieg in eine moderne Verwaltung digital muss nicht komplex sein. Oft genügt ein klar abgegrenzter Pilotprozess, der schnell Wirkung zeigt.
Lösungen wie Easy Automate lassen sich ohne aufwändige Implementierung direkt aus den Fachbereichen heraus einsetzen. Ergebnisse werden schnell sichtbar und lassen sich schrittweise skalieren.
Warum Easy Automate für Ihre Verwaltung?
- Entlastet Mitarbeitende sofort
- Kein großes IT-Projekt notwendig
- DSGVO- & vergabekonform einsetzbar
- Ideal für routinelastige Verwaltungsprozesse
Fazit: So gelingt Verwaltung digital
Die Möglichkeit für Bürgerinnen und Bürger, Verwaltungsleistungen digital über Formulare in Anspruch zu nehmen, ist wichtig, das löst aber nicht das Kernproblem der Verwaltung: die Belastung durch interne Abläufe.
Erst wenn Routinen automatisiert werden, profitieren auch Mitarbeitende von kürzeren Bearbeitungszeiten und verlässlichen Prozessen. Eine funktionierende Verwaltung digital entsteht durch pragmatische Schritte mit sofortiger Wirkung.
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